Recoger un vehículo, documentar su estado de forma clara y entregarlo correctamente en destino: aquí encontrarás las respuestas más importantes y una plantilla PDF rellenable.
Sin registro · Para traslados y entregas de vehículos · También para imprimir
Un buen protocolo no tiene por qué ser complicado. Debe reflejar la entrega real del vehículo de forma clara, comprensible y lo más completa posible.
Un protocolo de traslado recoge el estado visible en que se recibió un vehículo en la recogida y se entregó en destino. Crea una base común para conductores, clientes y destinatarios: ¿quién entregó el vehículo, cuándo y dónde, qué kilometraje se anotó y qué anomalías eran visibles?
Cuando intervienen varias personas, una documentación ordenada ayuda a clasificar consultas posteriores. Sin embargo, un protocolo no sustituye ni el acuerdo contractual ni, en su caso, una peritación de daños.
No existe un formulario único exigido por ley para todos los traslados. El alcance concreto depende del encargo, de los acuerdos y de la finalidad. Para un protocolo verificable resultan especialmente útiles estos datos:
El estado en la salida no dice nada del estado en destino. Por eso conviene registrar por separado los datos esenciales en ambos momentos. Así se puede comprobar la diferencia de kilometraje; también se hace visible un nivel de combustible o de carga distinto.
Especialmente importante: anota los daños o los accesorios que falten directamente en el lugar de la entrega, no horas después de memoria.
La documentación fotográfica no está exigida por ley con carácter general en un traslado ordinario. Aun así, suele ser muy útil: las imágenes recogen arañazos, abolladuras, daños en llantas y el kilometraje de forma más clara que un texto breve.
Son útiles las fotos generales de todos los lados del vehículo y fotos de detalle de los daños existentes. Fotografía con buena luz, desde una perspectiva comprensible y de modo que la zona afectada siga siendo reconocible. Respeta las indicaciones del cliente y la protección de datos.
Marca un daño previo en el croquis del vehículo y añade una descripción breve e inequívoca. En lugar de escribir solo «arañazo», «arañazo en la puerta trasera izquierda, de unos 8 cm» es más fácil de comprobar. Si hay varios daños, ayudan los números correlativos y las fotos correspondientes.
Si una revisión solo es posible de forma limitada por oscuridad, lluvia, nieve o suciedad intensa, déjalo expresamente anotado. Una inspección visual incompleta no debe confirmarse como «sin daños».
Anota lo que se entregó realmente: llaves, permiso de circulación, carpeta de a bordo, documentación de servicio, tarjetas de combustible o de carga, cable de carga, segundo juego de neumáticos y, en su caso, equipamiento de seguridad. Precisamente el número exacto de llaves, tarjetas y cables evita malentendidos.
Los elementos que falten o no se hayan comprobado deben indicarse como tales. Una afirmación general como «accesorios completos» solo tiene sentido si realmente se pudo evaluar la integridad.
Las firmas pueden documentar que las partes han tomado conocimiento de la entrega y de los datos registrados. Que una firma sea jurídica o contractualmente necesaria depende de cada caso. Un protocolo sin firma no carece automáticamente de valor, pero su fuerza probatoria puede ser menor.
Si nadie puede o quiere firmar, anota el motivo real, por ejemplo «destinatario ausente» o «firma denegada». Añade, si es lícito y está disponible, una indicación horaria verificable y otras pruebas de la entrega.
Guarda el protocolo cumplimentado lo antes posible tras la entrega y utiliza una asignación clara al encargo o al vehículo. Asegúrate de que las fotos y las firmas no se pierdan por descuido y de que los documentos estén protegidos frente a accesos no autorizados.
Cuánto tiempo debe conservarse un protocolo depende, en particular, del contrato, de posibles reclamaciones y, en su caso, de obligaciones mercantiles o fiscales. No existe un plazo válido con carácter general. Elimina los datos personales cuando no exista base jurídica para seguir conservándolos.
Entregas, números de bastidor, listas de comprobación y recepciones de obra: cinco temas más de la práctica diaria.
Un protocolo de entrega de vehículo deja constancia del estado en que un vehículo pasa de una persona a otra, por ejemplo en una venta, un alquiler, la devolución de un coche de leasing o de empresa o el cambio de conductor en una flota. A diferencia del protocolo de traslado, aquí suele cambiar el propietario o el usuario, no solo la ubicación.
Nuestra plantilla PDF gratuita, más abajo, sirve de punto de partida: contiene las áreas principales y se puede rellenar en el ordenador o imprimir. Ir a la plantilla ↓
El número de bastidor (VIN) tiene 17 caracteres, cifras y letras mayúsculas. Las letras I, O y Q no se utilizan para que no se confundan con el 1 y el 0. El número es único en todo el mundo y se divide en tres partes:
El número figura en el permiso de circulación o la ficha técnica, normalmente en la parte inferior del parabrisas, en la placa de características y a menudo en el pilar de la puerta. Con el decodificador VIN gratuito de LinaFora puedes comprobarlo directamente. Abrir el decodificador VIN →
Con unos pocos pasos, un formulario en papel o PDF se convierte en una lista de comprobación digital para el smartphone, sin que nadie tenga que programar. Con LinaFora el camino es siempre el mismo:
Resulta especialmente práctico para listas que se rellenan una y otra vez: los datos obligatorios no se olvidan y las fotos y firmas van directamente al protocolo. Ver el constructor de apps →
Un protocolo de entrega de vivienda documenta el estado de una vivienda al entrar y al salir. Ayuda a inquilinos y propietarios a aclarar con objetividad cuestiones posteriores sobre defectos, lecturas de contadores o llaves. Estos datos son especialmente útiles:
Con el constructor de apps puedes crear tu propia plantilla para rellenar in situ en el smartphone, con fotos por estancia y firmas. Digitalizar el protocolo →
Un acta de recepción deja constancia de que un trabajo se ha revisado y aceptado como conforme al contrato, o con qué defectos y reservas. La recepción tiene consecuencias jurídicas, por ejemplo para el vencimiento del pago y el inicio del plazo de garantía. Por eso el acta debe llevarse con cuidado:
En formato digital puede hacerse directamente en la obra: fotos, lista de defectos y firmas quedan en un solo protocolo. Las particularidades contractuales pueden variar y no forman parte de esta guía. Ver el constructor de apps →
Nuestra plantilla gratuita incluye apartados para los datos del encargo, la identificación del vehículo, la salida y la llegada, los daños, el equipamiento, las observaciones y las firmas. Se puede rellenar en el ordenador e imprimir igualmente.
Aviso: Introduce el nombre y la dirección antes de descargar. Logotipo, teléfono, correo electrónico y sitio web son opcionales. Los demás campos del formulario siguen siendo rellenables en el PDF.
Con entregas frecuentes, rellenar a mano, ordenar fotos y archivarlas después supone mucho tiempo. Con el Constructor de apps de LinaFora puedes diseñar tus propios flujos de protocolo digitales con campos de formulario, fotos y firmas.
Esta guía ofrece consejos prácticos generales y no constituye asesoramiento jurídico. Los requisitos contractuales y las normas específicas del sector pueden variar.
