Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA/AVV)
Versión: agosto de 2026
Este acuerdo concreta las obligaciones en materia de protección de datos entre un cliente empresarial de LinaFora como responsable o encargado («Cliente») y Martin Kühn – LinaFora como encargado o subencargado («LinaFora»), en la medida en que LinaFora trate datos personales por cuenta del Cliente. Pasa a formar parte del contrato cuando se acuerda en la oferta, en el registro o por otra vía electrónica.
1. Objeto y duración
El objeto es el tratamiento de datos personales para la prestación y el soporte del software de LinaFora contratado y de las funciones asociadas de almacenamiento, sincronización, soporte, copia de seguridad y salida. El tratamiento dura, por regla general, mientras dure el contrato principal subyacente, salvo que se opongan obligaciones legales de conservación.
2. Naturaleza y finalidad del tratamiento
Según las funciones activadas, el tratamiento comprende la recogida, el registro, la organización, el almacenamiento, la visualización, la transmisión, la sincronización, la exportación, la copia de seguridad, la restauración, la limitación y la supresión de datos. La finalidad es exclusivamente la prestación técnicamente acordada de los servicios de LinaFora y la ejecución de las instrucciones documentadas del Cliente.
3. Tipos de datos personales
Según la configuración del Cliente pueden tratarse, en particular: datos maestros y de contacto, datos de usuario y de acceso, datos de empleados/conductores, datos de clientes y destinatarios, datos de pedidos y procesos, datos de vehículos y expedientes, datos de localización, fotografías, firmas, documentos, datos de informes, datos de facturación y contabilidad, así como contenidos de formularios definidos libremente.
El tratamiento de categorías especiales de datos personales conforme al art. 9 del RGPD no está previsto como finalidad estándar y requiere un acuerdo expreso antes de su uso.
4. Categorías de interesados
Según el uso pueden verse afectados, en particular, empleados, conductores, contratistas, personas de contacto del Cliente, clientes del mandante, titulares/usuarios de vehículos, personas de recogida y entrega, destinatarios de facturas y otras personas cuyos datos incorpore el Cliente a su proceso.
5. Sujeción a instrucciones
LinaFora trata los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, salvo que exista una obligación legal de tratamiento distinto. La configuración y el uso conforme al contrato del software se consideran instrucciones documentadas. Si LinaFora considera que una instrucción es ilícita en materia de protección de datos, informará de ello al Cliente en la medida legalmente admisible.
6. Confidencialidad
LinaFora garantiza que las personas autorizadas para el tratamiento están sujetas a confidencialidad o a un deber legal de secreto adecuado.
7. Medidas técnicas y organizativas
Teniendo en cuenta la naturaleza, el alcance, las circunstancias y los riesgos del tratamiento, LinaFora adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas. Entre ellas se incluyen, en la medida en que resulten pertinentes para el servicio correspondiente, en particular:
- transmisión cifrada mediante TLS/HTTPS,
- autenticación y control de acceso por funciones y cuentas,
- separación lógica de los datos de clientes y de cuentas,
- limitación de los accesos administrativos a los casos necesarios,
- gestión de actualizaciones y parches para los componentes controlados por LinaFora,
- mecanismos de copia de seguridad, exportación y restauración en el alcance ofrecido,
- medidas para detectar y tratar incidentes de seguridad y de disponibilidad.
Las medidas se desarrollan conforme a la evolución técnica, sin quedar injustificadamente por debajo del nivel de protección acordado.
8. Subencargados del tratamiento
El Cliente otorga a LinaFora una autorización general para recurrir a otros encargados del tratamiento, en la medida en que sea necesario para la explotación y prestación de los servicios. El entorno técnico actualmente previsto puede incluir, en particular:
- ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich: alojamiento web e infraestructura de correo electrónico, en la medida en que se utilicen para el servicio correspondiente.
- Google / Firebase / Google Cloud: en particular, autenticación, Cloud Firestore, almacenamiento y sincronización de datos y servicios en la nube asociados, en la medida en que estén activados.
LinaFora obliga a los subencargados, en la medida necesaria, al cumplimiento de las obligaciones de protección de datos. El Cliente será informado de forma adecuada sobre los cambios sustanciales relativos a los subencargados y podrá oponerse por un motivo importante de protección de datos. Si no es posible una alternativa razonable, el servicio afectado puede finalizarse respecto del tratamiento en cuestión.
9. Transferencias a terceros países
En la medida en que los subencargados traten datos fuera del Espacio Económico Europeo, LinaFora garantiza que exista un mecanismo de transferencia admisible conforme al capítulo V del RGPD, por ejemplo una decisión de adecuación o garantías adecuadas como las cláusulas contractuales tipo.
10. Asistencia al Cliente
LinaFora asiste al Cliente, en la medida razonable y técnicamente posible, en las solicitudes de los interesados, las evaluaciones de impacto, las consultas a las autoridades de control y el cumplimiento de las obligaciones de información y acreditación, siempre que la asistencia afecte a los datos tratados por LinaFora. Un esfuerzo extraordinario puede remunerarse por separado previo acuerdo, siempre que LinaFora no sea responsable de la causa.
11. Violaciones de la seguridad de los datos
LinaFora informará al Cliente sin dilación indebida tras constatar una violación de la seguridad de los datos personales en el sistema de tratamiento del que es responsable, y pondrá a disposición la información disponible para su evaluación y, en su caso, notificación.
12. Supresión y devolución
Tras finalizar el contrato principal, los datos personales tratados por encargo se suprimirán o —en la medida en que esté técnicamente previsto— se entregarán, a elección del Cliente, salvo que exista una obligación legal de conservación. Las copias de seguridad pueden subsistir durante un periodo técnico limitado de rotación y no se utilizan para otros fines durante ese tiempo.
13. Pruebas y controles
LinaFora pone a disposición del Cliente, en una medida razonable, la información necesaria para acreditar el cumplimiento del art. 28 del RGPD. Las comprobaciones deben realizarse, en primer lugar, mediante documentación, informaciones y pruebas existentes. Las inspecciones in situ son posibles cuando exista un motivo legítimo, con un preaviso razonable y preservando la confidencialidad de otros clientes.
14. Responsabilidad del Cliente
El Cliente es responsable de la licitud del tratamiento, del cumplimiento de sus deberes de información, de la selección de los datos recogidos en el software y de impartir instrucciones lícitas. Garantiza que solo accedan usuarios autorizados y que no se introduzcan datos personales en LinaFora sin la base jurídica necesaria.
15. Orden de prelación
En caso de contradicción entre este acuerdo de encargo y el contrato principal, prevalecerán las disposiciones de este acuerdo en las cuestiones relativas al encargo del tratamiento. Por lo demás, el contrato principal no se ve afectado.
Este acuerdo se facilita también en otros idiomas. Las traducciones sirven únicamente para la comprensión; solo la versión alemana es vinculante y jurídicamente determinante.
