Umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV/DPA)

Stan: sierpień 2026

Niniejsza umowa konkretyzuje obowiązki w zakresie ochrony danych pomiędzy klientem biznesowym LinaFora jako administratorem lub podmiotem przetwarzającym („Klient”) a Martinem Kühnem – LinaFora jako podmiotem przetwarzającym lub dalszym podmiotem przetwarzającym („LinaFora”), w zakresie, w jakim LinaFora przetwarza dane osobowe na rzecz Klienta. Staje się ona częścią umowy, gdy zostanie uzgodniona w ofercie, przy rejestracji lub w inny sposób elektronicznie.

1. Przedmiot i czas trwania

Przedmiotem jest przetwarzanie danych osobowych w celu udostępniania i wsparcia zamówionego oprogramowania LinaFora oraz powiązanych funkcji przechowywania, synchronizacji, wsparcia, kopii zapasowych i wydruku. Przetwarzanie trwa co do zasady tak długo jak umowa główna, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki przechowywania.

2. Charakter i cel przetwarzania

W zależności od aktywowanych funkcji przetwarzanie obejmuje zbieranie, utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, wyświetlanie, przekazywanie, synchronizowanie, eksportowanie, zabezpieczanie, odtwarzanie, ograniczanie i usuwanie danych. Celem jest wyłącznie technicznie uzgodnione udostępnianie usług LinaFora oraz wykonywanie udokumentowanych poleceń Klienta.

3. Rodzaje danych osobowych

W zależności od konfiguracji Klienta mogą być przetwarzane w szczególności: dane podstawowe i kontaktowe, dane użytkowników i dostępowe, dane pracowników/kierowców, dane klientów i odbiorców, dane zleceń i procesów, dane pojazdów i spraw, dane lokalizacyjne, zdjęcia, podpisy, dokumenty, dane protokołów, dane rozliczeniowe i księgowe oraz dowolnie zdefiniowane treści formularzy.

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO nie jest przewidziane jako cel standardowy i wymaga przed użyciem wyraźnego uzgodnienia.

4. Kategorie osób, których dane dotyczą

W zależności od zastosowania mogą to być w szczególności pracownicy, kierowcy, zleceniobiorcy, osoby kontaktowe Klienta, klienci zleceniodawcy, posiadacze/użytkownicy pojazdów, osoby odbierające i przekazujące, odbiorcy faktur oraz inne osoby, których dane Klient wprowadza do swojego procesu.

5. Związanie poleceniami

LinaFora przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, chyba że obowiązek prawny wymaga odmiennego przetwarzania. Konfiguracja i zgodne z umową korzystanie z oprogramowania uznaje się za udokumentowane polecenia. Jeżeli LinaFora uzna polecenie za niedopuszczalne z punktu widzenia ochrony danych, poinformuje o tym Klienta w zakresie prawnie dopuszczalnym.

6. Poufność

LinaFora zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania są zobowiązane do zachowania poufności lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

7. Środki techniczne i organizacyjne

Uwzględniając charakter, zakres, okoliczności i ryzyka przetwarzania, LinaFora stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Należą do nich – o ile są istotne dla danej usługi – w szczególności:

• szyfrowana transmisja przez TLS/HTTPS,
• uwierzytelnianie oraz kontrola dostępu oparta na rolach i kontach,
• logiczne oddzielenie danych klientów i kont,
• ograniczenie dostępów administracyjnych do niezbędnych przypadków,
• zarządzanie aktualizacjami i poprawkami komponentów kontrolowanych przez LinaFora,
• mechanizmy kopii zapasowych, eksportu i odtwarzania w oferowanym zakresie,
• środki wykrywania i obsługi incydentów bezpieczeństwa i dostępności.

Środki są rozwijane zgodnie z postępem technicznym, bez nieuzasadnionego obniżania uzgodnionego poziomu ochrony.

8. Dalsze podmioty przetwarzające

Klient udziela LinaFora ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających, o ile jest to konieczne do działania i świadczenia usług. Do obecnie przewidywanego środowiska technicznego mogą należeć w szczególności:

• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich: hosting i infrastruktura poczty elektronicznej, o ile są wykorzystywane w danej usłudze.
• Google / Firebase / Google Cloud: w szczególności uwierzytelnianie, Cloud Firestore, przechowywanie i synchronizacja danych oraz powiązane usługi chmurowe, o ile są aktywowane.

LinaFora zobowiązuje dalsze podmioty przetwarzające w niezbędnym zakresie do przestrzegania obowiązków ochrony danych. O istotnych zmianach dotyczących dalszych podmiotów przetwarzających Klient zostanie poinformowany w odpowiedni sposób i może wnieść sprzeciw z ważnego powodu związanego z ochroną danych. Jeżeli nie jest możliwa rozsądna alternatywa, dana usługa może zostać zakończona w odniesieniu do tego przetwarzania.

9. Przekazywanie do państw trzecich

W zakresie, w jakim dalsze podmioty przetwarzające przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, LinaFora zapewnia mechanizm przekazywania dopuszczalny zgodnie z rozdziałem V RODO, na przykład decyzję o odpowiednim stopniu ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne.

10. Wsparcie Klienta

LinaFora wspiera Klienta w rozsądnym i technicznie możliwym zakresie przy żądaniach osób, których dane dotyczą, ocenach skutków dla ochrony danych, konsultacjach z organami nadzorczymi oraz spełnianiu obowiązków informacyjnych i dowodowych, o ile wsparcie dotyczy danych przetwarzanych przez LinaFora. Nadzwyczajny nakład może zostać odrębnie wynagrodzony po wcześniejszym uzgodnieniu, o ile LinaFora nie odpowiada za jego przyczynę.

11. Naruszenia ochrony danych osobowych

LinaFora informuje Klienta niezwłocznie po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych w systemie przetwarzania, za który odpowiada, oraz udostępnia informacje dostępne na potrzeby oceny i ewentualnego zgłoszenia.

12. Usunięcie i zwrot

Po zakończeniu umowy głównej powierzone dane osobowe zostaną, według wyboru Klienta, usunięte lub – o ile jest to technicznie przewidziane – wydane, o ile nie istnieje ustawowy obowiązek dalszego przechowywania. Kopie zapasowe mogą istnieć przez ograniczony techniczny okres rotacji i nie są w tym czasie wykorzystywane do innych celów.

13. Dowody i kontrole

LinaFora udostępnia Klientowi w rozsądnym zakresie informacje niezbędne do wykazania przestrzegania art. 28 RODO. Kontrole powinny odbywać się w pierwszej kolejności w drodze dokumentacji, informacji i istniejących dowodów. Kontrole na miejscu są możliwe przy uzasadnionej przyczynie, z odpowiednim wyprzedzeniem i przy zachowaniu poufności innych klientów.

14. Odpowiedzialność Klienta

Klient odpowiada za zgodność przetwarzania z prawem, wypełnienie swoich obowiązków informacyjnych, wybór danych zbieranych w oprogramowaniu oraz wydawanie zgodnych z prawem poleceń. Zapewnia, że dostęp uzyskują wyłącznie uprawnieni użytkownicy i że dane osobowe nie są wprowadzane do LinaFora bez wymaganej podstawy prawnej.

15. Pierwszeństwo

W razie sprzeczności pomiędzy niniejszą umową powierzenia a umową główną, w kwestiach powierzenia przetwarzania pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej umowy. W pozostałym zakresie umowa główna pozostaje nienaruszona.

Niniejsza umowa udostępniana jest także w innych językach. Tłumaczenia służą wyłącznie zrozumieniu; wiążąca i rozstrzygająca jest wyłącznie wersja niemiecka.