Smlouva o zpracování osobních údajů (AVV/DPA)

Znění: srpen 2026

Tato smlouva konkretizuje povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů mezi firemním zákazníkem LinaFora jako správcem či zpracovatelem („Zákazník“) a Martinem Kühnem – LinaFora jako zpracovatelem či dalším zpracovatelem („LinaFora“), pokud LinaFora zpracovává osobní údaje pro Zákazníka. Stává se součástí smlouvy, je-li sjednána v nabídce, při registraci nebo jinak elektronicky.

1. Předmět a doba trvání

Předmětem je zpracování osobních údajů pro poskytování a podporu objednaného softwaru LinaFora a s ním spojených funkcí ukládání, synchronizace, podpory, zálohování a výstupu. Zpracování trvá zpravidla po dobu trvání hlavní smlouvy, nebrání-li tomu zákonné povinnosti uchovávání.

2. Povaha a účel zpracování

V závislosti na aktivovaných funkcích zahrnuje zpracování shromažďování, zaznamenávání, uspořádání, ukládání, zobrazování, předávání, synchronizaci, export, zálohování, obnovu, omezení a výmaz údajů. Účelem je výhradně technicky sjednané poskytování služeb LinaFora a provádění doložených pokynů Zákazníka.

3. Druhy osobních údajů

Podle konfigurace Zákazníka mohou být zpracovávány zejména: kmenové a kontaktní údaje, uživatelské a přístupové údaje, údaje zaměstnanců/řidičů, údaje zákazníků a příjemců, údaje zakázek a procesů, údaje vozidel a případů, údaje o poloze, fotografie, podpisy, dokumenty, protokolové údaje, fakturační a účetní údaje a volně definovaný obsah formulářů.

Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR není standardním účelem a vyžaduje před použitím výslovné ujednání.

4. Kategorie subjektů údajů

Podle použití mohou být dotčeni zejména zaměstnanci, řidiči, dodavatelé, kontaktní osoby Zákazníka, zákazníci objednatele, provozovatelé/uživatelé vozidel, osoby předávající a přebírající vozidlo, příjemci faktur a další osoby, jejichž údaje Zákazník do svého procesu zahrne.

5. Vázanost pokyny

LinaFora zpracovává osobní údaje pouze na doložený pokyn Zákazníka, nevyžaduje-li odlišné zpracování právní povinnost. Konfigurace a smluvní užívání softwaru se považují za doložené pokyny. Považuje-li LinaFora pokyn za nepřípustný z hlediska ochrany údajů, Zákazníka o tom v právně přípustném rozsahu informuje.

6. Mlčenlivost

LinaFora zajišťuje, aby osoby oprávněné ke zpracování byly zavázány k mlčenlivosti nebo podléhaly odpovídající zákonné povinnosti mlčenlivosti.

7. Technická a organizační opatření

S ohledem na povahu, rozsah, okolnosti a rizika zpracování přijímá LinaFora přiměřená technická a organizační opatření. Patří k nim – pokud jsou pro danou službu relevantní – zejména:

• šifrovaný přenos přes TLS/HTTPS,
• autentizace a řízení přístupu podle rolí a účtů,
• logické oddělení zákaznických a účtových dat,
• omezení administrativních přístupů na nezbytné případy,
• správa aktualizací a oprav komponent spravovaných LinaFora,
• mechanismy zálohování, exportu a obnovy v nabízeném rozsahu,
• opatření k rozpoznání a řešení bezpečnostních a dostupnostních incidentů.

Opatření jsou dále rozvíjena v souladu s technickým vývojem, aniž by nepřiměřeně klesla pod sjednanou úroveň ochrany.

8. Další zpracovatelé

Zákazník uděluje LinaFoře obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů, pokud je to nutné pro provoz a poskytování služeb. K aktuálně předpokládanému technickému prostředí mohou patřit zejména:

• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich: webhosting a e-mailová infrastruktura, pokud jsou pro danou službu využívány.
• Google / Firebase / Google Cloud: zejména autentizace, Cloud Firestore, ukládání a synchronizace dat a související cloudové služby, pokud jsou aktivovány.

LinaFora zavazuje další zpracovatele v nezbytném rozsahu k povinnostem ochrany osobních údajů. O podstatných změnách u dalších zpracovatelů je Zákazník vhodným způsobem informován a může z důležitého důvodu ochrany údajů vznést námitku. Není-li možná přiměřená alternativa, lze dotčenou službu ve vztahu k danému zpracování ukončit.

9. Předávání do třetích zemí

Pokud další zpracovatelé zpracovávají údaje mimo Evropský hospodářský prostor, zajišťuje LinaFora mechanismus předávání přípustný podle kapitoly V GDPR, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo vhodné záruky, jako jsou standardní smluvní doložky.

10. Podpora Zákazníka

LinaFora podporuje Zákazníka v přiměřeném a technicky možném rozsahu při žádostech subjektů údajů, posouzeních vlivu na ochranu osobních údajů, konzultacích s dozorovými úřady a plnění informačních a doložných povinností, pokud se podpora týká údajů zpracovávaných LinaFora. Mimořádné úsilí může být po předchozí dohodě zvlášť uhrazeno, pokud LinaFora neodpovídá za jeho příčinu.

11. Porušení zabezpečení osobních údajů

LinaFora informuje Zákazníka bez zbytečného odkladu poté, co zjistí porušení zabezpečení osobních údajů ve zpracovatelském systému, za který odpovídá, a poskytne informace dostupné pro posouzení a případné ohlášení.

12. Výmaz a vrácení

Po skončení hlavní smlouvy budou zpracovávané osobní údaje dle volby Zákazníka vymazány nebo – je-li to technicky možné – vydány, pokud neexistuje zákonná povinnost dalšího uchovávání. Záložní kopie mohou přetrvat po omezenou technickou dobu rotace a nejsou v té době využívány k jiným účelům.

13. Doklady a kontroly

LinaFora poskytuje Zákazníkovi v přiměřeném rozsahu informace potřebné k doložení souladu s čl. 28 GDPR. Kontroly by měly nejprve probíhat prostřednictvím dokumentace, informací a existujících dokladů. Kontroly na místě jsou možné při oprávněném důvodu, s přiměřeným předstihem a při zachování důvěrnosti ostatních zákazníků.

14. Odpovědnost Zákazníka

Zákazník odpovídá za zákonnost zpracování, splnění svých informačních povinností, výběr údajů shromažďovaných v softwaru a udělování zákonných pokynů. Zajišťuje, aby přístup získali pouze oprávnění uživatelé a aby osobní údaje nebyly do LinaFora vkládány bez potřebného právního základu.

15. Pořadí přednosti

V případě rozporu mezi touto smlouvou o zpracování a hlavní smlouvou mají v otázkách zpracování pro správce přednost ustanovení této smlouvy. V ostatním zůstává hlavní smlouva nedotčena.

Tato smlouva je poskytována i v dalších jazycích. Překlady slouží pouze k porozumění; rozhodující a právně závazné je výhradně německé znění.