Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Stand: August 2026

Diese Vereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten zwischen einem LinaFora-Geschäftskunden als Verantwortlichem bzw. Auftragsverarbeiter („Kunde“) und Martin Kühn – LinaFora als Auftragsverarbeiter bzw. weiterem Auftragsverarbeiter („LinaFora“), soweit LinaFora personenbezogene Daten für den Kunden verarbeitet. Sie wird Vertragsbestandteil, wenn sie im Angebot, bei der Registrierung oder anderweitig elektronisch vereinbart wird.

1. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bereitstellung und Unterstützung der gebuchten LinaFora-Software und der damit verbundenen Speicher-, Synchronisations-, Support-, Sicherungs- und Ausgabefunktionen. Die Verarbeitung dauert grundsätzlich so lange wie der zugrunde liegende Hauptvertrag, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung umfasst – abhängig von den aktivierten Funktionen – Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Anzeigen, Übermitteln, Synchronisieren, Exportieren, Sichern, Wiederherstellen, Einschränken und Löschen von Daten. Zweck ist ausschließlich die technisch vereinbarte Bereitstellung der LinaFora-Dienste und die Durchführung dokumentierter Weisungen des Kunden.

3. Arten personenbezogener Daten

Je nach Kundenkonfiguration können insbesondere verarbeitet werden: Stamm- und Kontaktdaten, Benutzer- und Zugangsdaten, Mitarbeiter-/Fahrerdaten, Kunden- und Empfängerdaten, Auftrags- und Prozessdaten, Fahrzeug- und Vorgangsdaten, Standortdaten, Fotos, Unterschriften, Dokumente, Protokolldaten, Rechnungs- und Abrechnungsdaten sowie frei definierte Formularinhalte.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ist nicht als Standardzweck vorgesehen und bedarf vor Nutzung einer ausdrücklichen Abstimmung.

4. Kategorien betroffener Personen

Je nach Einsatz können insbesondere Mitarbeiter, Fahrer, Auftragnehmer, Ansprechpartner des Kunden, Kunden des Auftraggebers, Fahrzeughalter/-nutzer, Abhol- und Übergabepersonen, Rechnungsempfänger sowie sonstige Personen betroffen sein, deren Daten der Kunde in seinen Prozess aufnimmt.

5. Weisungsbindung

LinaFora verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, soweit nicht eine gesetzliche Verpflichtung zu einer abweichenden Verarbeitung besteht. Die Konfiguration und vertragsgemäße Nutzung der Software gelten als dokumentierte Weisungen. Hält LinaFora eine Weisung für datenschutzrechtlich unzulässig, wird der Kunde hierüber informiert, soweit dies rechtlich zulässig ist.

6. Vertraulichkeit

LinaFora stellt sicher, dass zur Verarbeitung befugte Personen auf Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen

LinaFora trifft unter Berücksichtigung von Art, Umfang, Umständen und Risiken der Verarbeitung angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören – soweit für den jeweiligen Dienst einschlägig – insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung über TLS/HTTPS,
• Authentifizierung und rollen-/kontobezogene Zugriffssteuerung,
• logische Trennung von Kunden- bzw. Kontodaten,
• Beschränkung administrativer Zugriffe auf erforderliche Fälle,
• Update- und Patchmanagement für von LinaFora kontrollierte Komponenten,
• Backup-/Export- und Wiederherstellungsmechanismen im jeweils angebotenen Umfang,
• Maßnahmen zur Erkennung und Behandlung von Sicherheits- und Verfügbarkeitsstörungen.

Die Maßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung weiterentwickelt, ohne das vereinbarte Schutzniveau unangemessen zu unterschreiten.

8. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt LinaFora eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter, soweit dies für Betrieb und Bereitstellung der Dienste erforderlich ist. Zum derzeit vorgesehenen technischen Umfeld können insbesondere gehören:

• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich: Webhosting und E-Mail-Infrastruktur, soweit für den jeweiligen Dienst genutzt.
• Google / Firebase / Google Cloud: insbesondere Authentifizierung, Cloud Firestore, Datenspeicherung bzw. -synchronisierung und zugehörige Cloud-Dienste, soweit aktiviert.

LinaFora verpflichtet Unterauftragsverarbeiter im erforderlichen Umfang auf datenschutzrechtliche Pflichten. Über wesentliche Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern wird der Kunde in geeigneter Weise informiert und kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Ist keine zumutbare Alternative möglich, kann der betroffene Dienst hinsichtlich der betreffenden Verarbeitung beendet werden.

9. Drittlandübermittlungen

Soweit Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, stellt LinaFora sicher, dass ein nach Kapitel V DSGVO zulässiger Übermittlungsmechanismus vorgesehen ist, beispielsweise ein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.

10. Unterstützung des Kunden

LinaFora unterstützt den Kunden im angemessenen und technisch möglichen Umfang bei Anfragen betroffener Personen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Konsultationen von Aufsichtsbehörden sowie der Erfüllung von Informations- und Nachweispflichten, soweit die Unterstützung die von LinaFora verarbeiteten Daten betrifft. Außergewöhnlicher Aufwand kann nach vorheriger Abstimmung gesondert vergütet werden, sofern LinaFora die Ursache nicht zu vertreten hat.

11. Datenschutzverletzungen

LinaFora informiert den Kunden unverzüglich, nachdem LinaFora eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten in dem von LinaFora verantworteten Verarbeitungssystem festgestellt hat, und stellt die für die Bewertung und gegebenenfalls Meldung verfügbaren Informationen bereit.

12. Löschung und Rückgabe

Nach Ende des Hauptvertrags werden auftragsverarbeitete personenbezogene Daten nach Wahl des Kunden gelöscht oder – soweit technisch vorgesehen – herausgegeben, sofern keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. Sicherungskopien können für einen begrenzten technischen Rotationszeitraum fortbestehen und werden in diesem Zeitraum nicht für andere Zwecke genutzt.

13. Nachweise und Kontrollen

LinaFora stellt dem Kunden die zur Darlegung der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen in angemessenem Umfang zur Verfügung. Prüfungen sollen zunächst durch Dokumentation, Auskünfte und vorhandene Nachweise erfolgen. Vor-Ort-Prüfungen sind bei berechtigtem Anlass, angemessener Vorankündigung und unter Wahrung der Vertraulichkeit anderer Kunden möglich.

14. Verantwortlichkeit des Kunden

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Erfüllung seiner Informationspflichten, die Auswahl der in der Software erhobenen Daten und die Erteilung rechtmäßiger Weisungen verantwortlich. Er stellt sicher, dass nur berechtigte Nutzer Zugriff erhalten und dass personenbezogene Daten nicht ohne erforderliche Rechtsgrundlage in LinaFora eingestellt werden.

15. Rangfolge

Bei Widersprüchen zwischen dieser AVV und dem Hauptvertrag gehen für Fragen der Auftragsverarbeitung die Regelungen dieser AVV vor. Im Übrigen bleibt der Hauptvertrag unberührt.

Diese Vereinbarung wird auch in anderen Sprachen bereitgestellt. Die Übersetzungen dienen allein dem Verständnis; maßgeblich und rechtsverbindlich ist ausschließlich die deutsche Fassung.