Voertuigoverbrengingsprotocol: gids en gratis sjabloon

Vooral wanneer meerdere personen betrokken zijn, helpt een nette documentatie om latere vragen te plaatsen. Een protocol vervangt echter noch de contractuele afspraak noch een eventueel noodzakelijke vakkundige schadebeoordeling.

• Opdracht: opdrachtgever, opdrachtnummer en plaats van vertrek en bestemming
• Voertuig: fabrikant/type, kenteken en chassisnummer (VIN/FIN)
• Ophalen en afleveren: datum, tijd, kilometerstand en brandstof- resp. laadniveau
• Toestand: herkenbare schade aan buiten- en binnenkant, vervuiling en bijzonderheden
• Uitrusting: aantal sleutels, voertuigdocumenten, laadkabel, tankpassen en overige accessoires
• Overdracht: namen van de betrokken personen, indien passend handtekeningen en opmerkingen

Bijzonder belangrijk: schade of ontbrekende accessoires bij voorkeur direct op de betreffende overdrachtsplaats noteren – niet pas uren later uit het geheugen.

Zinvol zijn overzichtsopnamen van alle zijden van het voertuig en gerichte detailfoto’s van bestaande schade. Fotografeer bij voorkeur bij goed licht, vanuit een navolgbaar perspectief en zo dat het betreffende gebied herkenbaar blijft. Houd daarbij rekening met de voorschriften van de opdrachtgever en met de gegevensbescherming.

Is een controle vanwege duisternis, regen, sneeuw of sterke vervuiling slechts beperkt mogelijk, leg dat dan uitdrukkelijk vast. Een niet uitgevoerde volledige visuele controle mag niet als „schadevrij” worden bevestigd.

Ontbrekende of niet gecontroleerde voorwerpen moeten als zodanig worden aangeduid. Een algemene uitspraak als „accessoires compleet” is alleen zinvol wanneer de volledigheid daadwerkelijk kon worden beoordeeld.

Als niemand kan of wil tekenen, noteer dan de werkelijke reden, bijvoorbeeld „ontvanger niet aanwezig” of „handtekening geweigerd”. Voeg – voor zover toegestaan en beschikbaar – een navolgbare tijdsaanduiding en overige overdrachtsbewijzen toe.

Hoe lang een protocol moet worden bewaard, hangt met name af van de overeenkomst, mogelijke aanspraken en eventueel handels- of fiscale verplichtingen. Er bestaat daarvoor geen altijd juiste algemene termijn. Wis persoonsgegevens wanneer er geen rechtsgrond is voor verdere bewaring.

• Voertuiggegevens: fabrikant/type, kenteken en chassisnummer (VIN/FIN)
• Toestand: kilometerstand, brandstof- resp. laadniveau, buiten- en binnenkant en bestaande schade
• Uitrusting: sleutels, voertuigdocumenten, accessoires, set banden en eventueel tank- of laadpas
• Foto’s: overzichtsopnamen van alle zijden van het voertuig en detailfoto’s van schade, bij voorkeur met datum
• Handtekeningen: overdragende en overnemende persoon, elk met plaats en datum

Als uitgangspunt is ons gratis pdf-sjabloon hieronder geschikt: het bevat de kerngebieden en kan op de computer worden ingevuld of uitgeprint. Naar het sjabloon ↓

• Posities 1–3 (WMI): wereldwijde fabrikantcode: land van herkomst resp. regio en fabrikant, bijvoorbeeld „WVW” voor Volkswagen uit Duitsland
• Posities 4–9 (VDS): voertuigbeschrijving: model, carrosserie, motor en uitrusting – de invulling bepaalt de fabrikant; in Noord-Amerika is positie 9 een controlecijfer
• Posities 10–17 (VIS): voertuigaanduiding: positie 10 staat vaak voor het modeljaar, positie 11 voor de fabrikant-fabriek, de overige posities voor het doorlopende serienummer

Het nummer staat in het kentekenbewijs deel I (veld E), meestal onderaan de voorruit, op het typeplaatje en vaak op de deurstijl. Met de gratis LinaFora VIN-decoder kun je het direct controleren. VIN-decoder openen →

• 1 · Sjabloon inlezen: upload je bestaande formulier als pdf of afbeelding; het blijft de uitstraling van het latere protocol
• 2 · Velden op het blad: leg tekstvelden, selectievakjes, foto’s en handtekeningen precies daar waar de waarde later wordt afgedrukt
• 3 · App ordenen: leg volgorde, kopteksten, verplichte velden en voorwaarden vast – zo ziet de app eruit die later wordt ingevuld
• 4 · Uitproberen: vul de voltooide app zelf in en genereer een protocol voordat ze in gebruik wordt genomen

Bijzonder praktisch voor checklists die steeds opnieuw worden ingevuld: verplichte gegevens worden niet vergeten, foto’s en handtekeningen komen direct in het protocol terecht. App-bouwer bekijken →

• Betrokkenen en afspraak: huurder, verhuurder resp. vertegenwoordiger, adres van de woning en datum en tijd van de overdracht
• Meterstanden: elektriciteit, gas, water en warmte met meternummer en stand – het liefst met foto
• Sleutels: aantal en soort van alle overgedragen sleutels
• Toestand van de ruimten: wanden, vloeren, ramen, deuren, badkamer en keuken – bestaande gebreken nauwkeurig beschrijven en aan de ruimte toewijzen
• Handtekeningen: beide partijen met plaats en datum; afwijkende beoordelingen als opmerking vastleggen

Met de app-bouwer kun je er een eigen sjabloon van maken dat ter plaatse op de smartphone wordt ingevuld – met foto’s per ruimte en handtekeningen. Protocol digitaliseren →

• Opdracht: opdrachtgever, opdrachtnemer, bouwproject resp. object en de omvang van de opgeleverde prestatie
• Afspraak en deelnemers: datum van de oplevering en alle aanwezige personen
• Gebreken: elk gebrek afzonderlijk beschrijven, met foto en plaats; de termijn voor herstel vastleggen
• Voorbehouden: voorbehouden, bijvoorbeeld wegens bekende gebreken of een contractuele boete, uitdrukkelijk vermelden
• Herstelwerk: wie wat wanneer doet – en of een nalevering/heropname is afgesproken
• Handtekeningen: beide partijen, met plaats en datum

Digitaal gaat dat direct op de bouwplaats: foto’s, gebrekenlijst en handtekeningen komen in één protocol terecht. Contractuele bijzonderheden (bijvoorbeeld VOB/B) kunnen afwijken en maken geen deel uit van deze gids. App-bouwer bekijken →