Verwerkersovereenkomst (AVV)

Stand: augustus 2026

Deze overeenkomst werkt de verplichtingen inzake gegevensbescherming uit tussen een zakelijke klant van LinaFora als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker („klant”) en Martin Kühn – LinaFora als verwerker of subverwerker („LinaFora”), voor zover LinaFora persoonsgegevens voor de klant verwerkt. Zij wordt onderdeel van de overeenkomst wanneer zij in het aanbod, bij de registratie of anderszins elektronisch wordt overeengekomen.

1. Onderwerp en duur

Onderwerp is de verwerking van persoonsgegevens voor het beschikbaar stellen en ondersteunen van de geboekte LinaFora-software en de daarmee verbonden functies voor opslag, synchronisatie, support, back-up en uitvoer. De verwerking duurt in beginsel zolang als de onderliggende hoofdovereenkomst, voor zover geen wettelijke bewaarplichten zich daartegen verzetten.

2. Aard en doel van de verwerking

De verwerking omvat – afhankelijk van de geactiveerde functies – het verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, tonen, doorgeven, synchroniseren, exporteren, back-uppen, herstellen, beperken en wissen van gegevens. Het doel is uitsluitend de technisch overeengekomen beschikbaarstelling van de LinaFora-diensten en de uitvoering van gedocumenteerde instructies van de klant.

3. Soorten persoonsgegevens

Afhankelijk van de configuratie van de klant kunnen met name worden verwerkt: stam- en contactgegevens, gebruikers- en toegangsgegevens, gegevens van medewerkers/chauffeurs, klant- en ontvangergegevens, opdracht- en procesgegevens, voertuig- en dossiergegevens, locatiegegevens, foto’s, handtekeningen, documenten, protocolgegevens, factuur- en afrekeningsgegevens en vrij gedefinieerde formulierinhoud.

De verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens conform art. 9 AVG is niet als standaarddoel voorzien en vereist vóór gebruik uitdrukkelijk overleg.

4. Categorieën betrokkenen

Afhankelijk van het gebruik kunnen met name medewerkers, chauffeurs, opdrachtnemers, contactpersonen van de klant, klanten van de opdrachtgever, voertuighouders/-gebruikers, ophaal- en overdrachtspersonen, factuurontvangers en andere personen betrokken zijn wier gegevens de klant in zijn proces opneemt.

5. Gebondenheid aan instructies

LinaFora verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de klant, tenzij een wettelijke verplichting tot een afwijkende verwerking bestaat. De configuratie en het contractconforme gebruik van de software gelden als gedocumenteerde instructies. Acht LinaFora een instructie volgens het gegevensbeschermingsrecht ontoelaatbaar, dan wordt de klant daarover geïnformeerd, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

6. Vertrouwelijkheid

LinaFora waarborgt dat personen die tot de verwerking bevoegd zijn, tot vertrouwelijkheid zijn verplicht of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen.

7. Technische en organisatorische maatregelen

LinaFora treft passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de aard, omvang, omstandigheden en risico’s van de verwerking. Daartoe behoren – voor zover relevant voor de betreffende dienst – met name:

• versleutelde overdracht via TLS/HTTPS,
• authenticatie en toegangsbeheer op basis van rollen/accounts,
• logische scheiding van klant- resp. accountgegevens,
• beperking van beheertoegang tot noodzakelijke gevallen,
• update- en patchbeheer voor door LinaFora beheerde componenten,
• back-up-/export- en herstelmechanismen in de telkens aangeboden omvang,
• maatregelen voor het herkennen en afhandelen van veiligheids- en beschikbaarheidsstoringen.

De maatregelen worden overeenkomstig de technische ontwikkeling doorontwikkeld, zonder het overeengekomen beschermingsniveau op onredelijke wijze te onderschrijden.

8. Subverwerkers

De klant verleent LinaFora een algemene toestemming voor het inzetten van verdere verwerkers, voor zover dit voor de werking en beschikbaarstelling van de diensten noodzakelijk is. Tot de thans voorziene technische omgeving kunnen met name behoren:

• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich: Webhosting en e-mailinfrastructuur, voor zover voor de betreffende dienst gebruikt.
• Google / Firebase / Google Cloud: met name authenticatie, Cloud Firestore, gegevensopslag resp. -synchronisatie en bijbehorende clouddiensten, voor zover geactiveerd.

LinaFora verplicht subverwerkers in de vereiste mate tot naleving van de gegevensbeschermingsverplichtingen. Over wezenlijke wijzigingen bij subverwerkers wordt de klant op passende wijze geïnformeerd en kan hij om een gewichtige gegevensbeschermingsreden bezwaar maken. Is geen redelijk alternatief mogelijk, dan kan de betrokken dienst met betrekking tot de betreffende verwerking worden beëindigd.

9. Doorgifte naar derde landen

Voor zover subverwerkers gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, draagt LinaFora ervoor zorg dat een volgens hoofdstuk V AVG toegestaan doorgiftemechanisme is voorzien, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.

10. Ondersteuning van de klant

LinaFora ondersteunt de klant in redelijke en technisch mogelijke mate bij verzoeken van betrokkenen, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, raadplegingen van toezichthouders en de nakoming van informatie- en bewijsplichten, voor zover de ondersteuning de door LinaFora verwerkte gegevens betreft. Buitengewone inspanning kan na voorafgaand overleg afzonderlijk worden vergoed, tenzij LinaFora de oorzaak te verantwoorden heeft.

11. Datalekken

LinaFora informeert de klant onverwijld nadat LinaFora een inbreuk op de bescherming van persoonsgegevens in het onder haar verantwoordelijkheid vallende verwerkingssysteem heeft vastgesteld, en stelt de voor de beoordeling en zo nodig melding beschikbare informatie ter beschikking.

12. Verwijdering en teruggave

Na afloop van de hoofdovereenkomst worden in opdracht verwerkte persoonsgegevens naar keuze van de klant verwijderd of – voor zover technisch voorzien – uitgegeven, mits geen wettelijke plicht tot verdere opslag bestaat. Back-ups kunnen gedurende een beperkte technische rouleerperiode blijven bestaan en worden in die periode niet voor andere doeleinden gebruikt.

13. Bewijsmiddelen en controles

LinaFora stelt de klant in redelijke mate de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van art. 28 AVG aan te tonen. Controles dienen in eerste instantie plaats te vinden aan de hand van documentatie, inlichtingen en bestaand bewijs. Controles ter plaatse zijn mogelijk bij gerechtvaardigde aanleiding, met redelijke voorafgaande aankondiging en met inachtneming van de vertrouwelijkheid van andere klanten.

14. Verantwoordelijkheid van de klant

De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking, de nakoming van zijn informatieplichten, de keuze van de in de software verzamelde gegevens en het geven van rechtmatige instructies. Hij waarborgt dat alleen bevoegde gebruikers toegang krijgen en dat persoonsgegevens niet zonder de vereiste rechtsgrond in LinaFora worden ingevoerd.

15. Rangorde

Bij tegenstrijdigheden tussen deze AVV en de hoofdovereenkomst gaan voor vragen over verwerking in opdracht de bepalingen van deze AVV voor. Overigens blijft de hoofdovereenkomst onverlet.

Deze overeenkomst wordt ook in andere talen beschikbaar gesteld. De vertalingen dienen uitsluitend ter verduidelijking; bepalend en juridisch bindend is uitsluitend de Duitse versie.