Accordo sul trattamento dei dati per conto terzi (DPA)

Versione: agosto 2026

Il presente accordo specifica gli obblighi in materia di protezione dei dati tra un cliente aziendale di LinaFora in qualità di titolare del trattamento o di responsabile del trattamento («cliente») e Martin Kühn – LinaFora in qualità di responsabile del trattamento o di ulteriore responsabile del trattamento («LinaFora»), nella misura in cui LinaFora tratta dati personali per il cliente. Diventa parte del contratto quando viene concordato nell’offerta, in sede di registrazione o altrimenti per via elettronica.

1. Oggetto e durata

Oggetto è il trattamento di dati personali per la messa a disposizione e il supporto del software LinaFora prenotato e delle relative funzioni di archiviazione, sincronizzazione, assistenza, salvataggio ed emissione. Il trattamento dura in linea di principio quanto il contratto principale sottostante, salvo che vi ostino obblighi legali di conservazione.

2. Natura e finalità del trattamento

Il trattamento comprende – a seconda delle funzioni attivate – raccolta, rilevazione, organizzazione, archiviazione, visualizzazione, trasmissione, sincronizzazione, esportazione, salvataggio, ripristino, limitazione e cancellazione di dati. La finalità è esclusivamente la messa a disposizione tecnicamente concordata dei servizi LinaFora e l’esecuzione delle istruzioni documentate del cliente.

3. Tipi di dati personali

A seconda della configurazione del cliente possono essere trattati in particolare: dati anagrafici e di contatto, dati di utente e di accesso, dati di collaboratori/conducenti, dati di clienti e destinatari, dati di incarichi e di processo, dati di veicoli e di pratiche, dati di posizione, foto, firme, documenti, dati di verbali, dati di fatturazione e di contabilità nonché contenuti di moduli liberamente definiti.

Il trattamento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR non è previsto come finalità standard e richiede un accordo espresso prima dell’uso.

4. Categorie di interessati

A seconda dell’impiego possono essere interessati in particolare collaboratori, conducenti, appaltatori, referenti del cliente, clienti del committente, proprietari/utilizzatori dei veicoli, persone di ritiro e consegna, destinatari di fatture nonché altre persone i cui dati il cliente inserisce nel proprio processo.

5. Vincolo alle istruzioni

LinaFora tratta dati personali solo su istruzione documentata del cliente, salvo che sussista un obbligo di legge a un trattamento diverso. La configurazione e l’uso conforme al contratto del software valgono come istruzioni documentate. Se LinaFora ritiene un’istruzione inammissibile ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, ne informa il cliente, nella misura in cui ciò è giuridicamente ammesso.

6. Riservatezza

LinaFora garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza o soggette a un adeguato obbligo legale di riservatezza.

7. Misure tecniche e organizzative

LinaFora adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tenuto conto della natura, dell’ambito, delle circostanze e dei rischi del trattamento. Ne fanno parte – nella misura rilevante per il rispettivo servizio – in particolare:

• trasmissione cifrata tramite TLS/HTTPS,
• autenticazione e controllo degli accessi basato su ruoli/account,
• separazione logica dei dati dei clienti ovvero degli account,
• limitazione degli accessi amministrativi ai casi necessari,
• gestione di aggiornamenti e patch per i componenti controllati da LinaFora,
• meccanismi di backup/esportazione e ripristino nella misura rispettivamente offerta,
• misure per il rilevamento e la gestione di disservizi di sicurezza e disponibilità.

Le misure vengono sviluppate ulteriormente in base all’evoluzione tecnica, senza scendere in modo inappropriato al di sotto del livello di protezione concordato.

8. Sub-responsabili del trattamento

Il cliente concede a LinaFora un’autorizzazione generale all’impiego di ulteriori responsabili del trattamento, nella misura necessaria per il funzionamento e la messa a disposizione dei servizi. Nell’ambiente tecnico attualmente previsto possono rientrare in particolare:

• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich: Web hosting e infrastruttura e-mail, nella misura utilizzata per il rispettivo servizio.
• Google / Firebase / Google Cloud: in particolare autenticazione, Cloud Firestore, archiviazione ovvero sincronizzazione dei dati e relativi servizi cloud, se attivati.

LinaFora vincola i sub-responsabili del trattamento, nella misura necessaria, agli obblighi in materia di protezione dei dati. Il cliente viene informato in modo adeguato delle modifiche sostanziali relative ai sub-responsabili e può opporsi per un grave motivo di protezione dei dati. Se non è possibile un’alternativa ragionevole, il servizio interessato può essere interrotto per quanto riguarda il relativo trattamento.

9. Trasferimenti verso paesi terzi

Nella misura in cui i sub-responsabili trattano dati al di fuori dello Spazio economico europeo, LinaFora assicura che sia previsto un meccanismo di trasferimento ammissibile ai sensi del capo V GDPR, ad esempio una decisione di adeguatezza o garanzie adeguate come le clausole contrattuali standard.

10. Supporto al cliente

LinaFora supporta il cliente nella misura adeguata e tecnicamente possibile in caso di richieste di interessati, valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati, consultazioni delle autorità di controllo e adempimento degli obblighi di informazione e di documentazione, nella misura in cui il supporto riguardi i dati trattati da LinaFora. Un onere straordinario può essere remunerato separatamente previo accordo, purché LinaFora non ne sia responsabile.

11. Violazioni dei dati personali

LinaFora informa il cliente senza ritardo dopo aver accertato una violazione della protezione dei dati personali nel sistema di trattamento di cui LinaFora è responsabile e mette a disposizione le informazioni disponibili per la valutazione e, se del caso, la notifica.

12. Cancellazione e restituzione

Dopo la fine del contratto principale, i dati personali trattati per conto vengono, a scelta del cliente, cancellati oppure – nella misura tecnicamente prevista – restituiti, purché non sussista un obbligo di legge di ulteriore conservazione. Le copie di sicurezza possono continuare a esistere per un periodo tecnico di rotazione limitato e in tale periodo non vengono utilizzate per altre finalità.

13. Prove e controlli

LinaFora mette a disposizione del cliente, in misura adeguata, le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’art. 28 GDPR. Le verifiche devono avvenire in primo luogo mediante documentazione, informazioni e prove esistenti. Le verifiche in loco sono possibili in presenza di un motivo legittimo, con preavviso adeguato e nel rispetto della riservatezza degli altri clienti.

14. Responsabilità del cliente

Il cliente è responsabile della liceità del trattamento, dell’adempimento dei propri obblighi di informazione, della scelta dei dati raccolti nel software e del rilascio di istruzioni lecite. Assicura che abbiano accesso solo utenti autorizzati e che dati personali non vengano inseriti in LinaFora senza la necessaria base giuridica.

15. Ordine di prevalenza

In caso di contraddizioni tra il presente DPA e il contratto principale, per le questioni di trattamento per conto terzi prevalgono le disposizioni del presente DPA. Per il resto il contratto principale rimane invariato.

Il presente accordo è messo a disposizione anche in altre lingue. Le traduzioni servono solo alla comprensione; è determinante e giuridicamente vincolante esclusivamente la versione tedesca.