E-Rechnung

E-Rechnung für Selbstständige und kleine Betriebe

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; das Ausstellen wird schrittweise Pflicht. Was das für Selbstständige bedeutet und welche Formate es gibt.

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Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag fasst die Lage verständlich zusammen und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bitte klären Sie Einzelheiten mit Ihrer Steuerberatung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die man per E-Mail verschickt. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, die Software ohne Abtippen auslesen kann. Ein einfaches PDF zählt nach den Regeln zur E-Rechnung nicht als solche.

Die Fristen im Überblick

Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im Geschäftsverkehr unter Unternehmern empfangen können.
Bis Ende 2026: Das Ausstellen darf noch als Papierrechnung oder – mit Zustimmung des Empfängers – in anderen Formaten wie PDF erfolgen.
Bis Ende 2027: Übergangsfrist unter anderem für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
Ab 1. Januar 2028: Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt grundsätzlich die E-Rechnung.

Für Rechnungen an Privatpersonen gilt die Pflicht nicht. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen und für Kleinunternehmer beim Ausstellen – das Empfangen bleibt für alle Unternehmen Pflicht. Die genauen Voraussetzungen prüfen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Die zwei wichtigsten Formate

ZUGFeRD

Eine PDF-Datei, in der die Rechnungsdaten als strukturierter Datensatz eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten.

XRechnung

Eine reine XML-Datei ohne PDF-Ansicht, in der die Rechnungsdaten strukturiert stehen. Sie ist vor allem bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern gefragt – und ein gültiges E-Rechnungsformat für Unternehmen.

Was heißt das für Fahrzeugüberführer?

Wer Überführungen für Autohäuser, Leasinggesellschaften oder Händler fährt, stellt Rechnungen an Unternehmen – und fällt damit unter die Pflicht. Sinnvoll ist, nicht erst Ende 2027 umzustellen: Auftraggeber verlangen das Format teilweise schon heute.

E-Rechnung mit der LinaFora Fahrtenverwaltung

Die Fahrtenverwaltung unterstützt Rechnung, Korrekturrechnung und Gutschrift und gibt sie wahlweise als PDF oder als E-Rechnung im Format XRechnung (XML) aus. Aufträge, Preislisten und Auslagen laufen in die Rechnung ein – Sie schreiben nichts doppelt. Im 14-Tage-Test ist alles freigeschaltet; danach kostet die Fahrtenverwaltung 39,90 € netto im Monat.

Checkliste: Bin ich bereit?

Kann ich E-Rechnungen empfangen (eigenes Postfach, das Formate lesen kann)?
Welche meiner Auftraggeber verlangen schon heute ein bestimmtes Format?
Erzeugt meine Rechnungssoftware ein gültiges E-Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD)?
Wie archiviere ich empfangene und ausgestellte E-Rechnungen? (Fragen Sie hierzu Ihre Steuerberatung.)

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Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Kleinunternehmer sind beim Ausstellen von der Pflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Reicht ein PDF per E-Mail?

Nach den Übergangsregeln noch bis Ende 2026 – im Einzelfall mit Zustimmung des Empfängers. Danach nicht mehr als alleiniges Format zwischen Unternehmen.

Welches Format soll ich wählen?

ZUGFeRD ist bei Unternehmen gängig, weil es zugleich ein lesbares PDF ist; Behörden verlangen oft XRechnung. Beides sind gültige Formate – am besten fragen Sie Ihre Auftraggeber, was dort verarbeitet wird.

Welches Format erzeugt LinaFora?

Die Fahrtenverwaltung erzeugt E-Rechnungen im Format XRechnung (XML). Alle Funktionen im Überblick finden Sie auf der Seite Fahrtenverwaltung; im 14-Tage-Test können Sie es ausprobieren.