LinaFora
Fuhrparkmanagement

Fuhrpark: Fahrzeugübergabe und Rückgabe digital dokumentieren

Wenn Dienstwagen, Transporter und Leihfahrzeuge den Fahrer wechseln, entscheidet der Zustand bei der Übergabe später über Verantwortung und Kosten. Mit einer App halten Sie ihn fest – Fotos, Schadenskizze und Unterschriften inklusive.

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Wo im Fuhrpark Dokumentation fehlt

Im Fuhrpark wechseln Fahrzeuge und Fahrer ständig: Dienstwagen gehen an neue Mitarbeitende, Transporter werden geteilt, Leihfahrzeuge kommen zurück. Jeder Wechsel ist ein Moment, in dem sich später jemand fragt: War der Schaden schon da? Stimmte der Tankstand? Fehlte das Warndreieck? Ohne Protokoll bleibt das offen – und kostet Zeit, Geld oder Streit.

Was bei jeder Übergabe und Rückgabe festgehalten werden sollte

  • Fahrzeug und Fahrer: Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Datum, Uhrzeit, übergebende und übernehmende Person.
  • Stand: Kilometer, Tank- bzw. Ladestand.
  • Zustand: Karosserie, Scheiben, Felgen und Reifen, Innenraum – Schäden in einer Skizze markiert, mit Fotos.
  • Ausstattung und Papiere: Schlüssel, Tankkarte, Ladekabel, Warndreieck, Verbandskasten, Fahrzeugschein.
  • Unterschriften: beide Seiten, mit Datum.

Eine Foto-Checkliste dazu finden Sie unter Fahrzeugübergabe: Welche Fotos machen?.

So setzen Sie es mit LinaFora um

  1. Ihr Protokoll einlesenIhre vorhandene Übergabe- oder Rückgabe-Vorlage (PDF) wird die Grundlage – oder Sie beginnen mit einer Vorlage aus dem Ratgeber.
  2. App bauenIm App-Baukasten legen Sie Felder, Schadenskizze, Fotos und Unterschriften fest. Mit dem Paket Professional liest die App die Fahrgestellnummer per Foto und erkennt das Fahrzeug.
  3. Fahrer ausfüllen lassenDie Fahrer füllen am Fahrzeug aus – auch ohne Netz. Am Ende liegt das PDF vor, die Fotos hängen daran auf eigenen Seiten.
  4. Protokolle findenAlle Protokolle stehen im Kundenbereich zum Ansehen, Herunterladen und erneuten Versenden bereit.

Mehrere Fahrer, mehrere Sprachen

In vielen Fuhrparks in Deutschland sind Fahrerinnen und Fahrer aus mehreren Ländern unterwegs. Die App lässt sich in mehreren Sprachen bereitstellen; der Betrieb, der sie einsetzt, sitzt in Deutschland und ist Vertragspartner.

Zu Fahrerdaten, Fotos und Unterschriften gehört der Datenschutz: Verantwortlich ist Ihr Betrieb. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO stellt LinaFora bereit (AVV).

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Häufige Fragen

Was gehört in ein Übergabeprotokoll für Dienstwagen?

Fahrzeugdaten, Kilometer- und Tankstand, Zustand mit Fotos, Ausstattung (Schlüssel, Karten, Zubehör) und die Unterschriften beider Seiten. Welche Angaben Ihr Betrieb zusätzlich braucht, legen Sie in Ihrer Vorlage fest.

Kann ich damit auch Rückgaben dokumentieren?

Ja. Dieselbe Vorlage dient bei der Rückgabe; so lassen sich Übergabe- und Rückgabestand nebeneinanderlegen.

Funktioniert das auf Telefon und Tablet?

Ja, im Browser als Web-App und als App-Paket für Android und iOS.

Brauche ich dafür die Fahrtenverwaltung?

Nein. Die Fahrtenverwaltung ist für Fahrzeugüberführer gedacht. Für Übergabeprotokolle im Fuhrpark genügt der App-Baukasten.

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